Sutikime, kasdien vis dažniau tenka pasisakyti viešai įmonės viduje - šiuo metu daugiausiai virtualiuose susirinkimuose, produktų ar paslaugų pristatymuose, vertinimo pokalbiuose, aptariant darbo ataskaitas bei planus. Viešasis kalbėjimas - vis dar vienas didžiausių iššūkių daugumai žmonių, tačiau formuojant įmonės kultūrą, darbuotojų tarpusavio santykius, jų pasitenkinimą, o taip pat didinant jų įsitraukimą vidinės komunikacijos gerinimas tampa vienu pagrindiniu įrankiu.

Jau kurį laiką nebeužtenka vienpusės komunikacijos, darbuotojai nori dalyvauti komunikacijos procese, išsakyti savo nuomonę, siūlyti idėjas, o taip pat jaustis vertinami ir matyti, kaip savo darbu prisideda prie įmonės tikslų pasiekimo. Dėl šių priežasčių vidinė komunikacija sparčiai keičiasi, o ateityje įgaus dar daugiau naujų formų.

Emocinis ryšys su kolegomis

Kaip viešasis kalbėjimas gali būti panaudotas siekiant pagerinti organizacijos vidinę komunikaciją, patirtimi dalinasi aktorius, pedagogas, Vytauto Didžiojo universiteto docentas, televizijos laidų vedėjas ir Retorika.lt lektorius – Vytautas Kontrimas.

- Vytautai, kaip sudominti savo kolegas (auditoriją darbe, komandoje) savo žinute, pasisakymu?

Pirmiausia, atraskime, kas mūsų komunikuojamoje temoje yra įdomiausia pačiam kalbančiajam? Jeigu aš pats nustebęs, džiaugiuosi žinutės nauda, tai ir mūsų klausytojai tai pajus. Netgi dar labiau. Visos komunikuojamos emocijas auditorijoje didėja. Sakyčiau, netgi tris kartus. Todėl jeigu mes pasakojame tai kas mus pačius nustebino - auditorija gali taip nustebti, kad tokio poveikio nepatirtų net patys susiradę šią informaciją.

Todėl svarbu kad eidami kalbėti neneštume informacijos, kurią mes patys savo galvose vadiname “nuobodžia” arba “sudėtinga”. Jeigu mes jaučiame nuobodulį kalbėdami - auditorija tris kartus labiau nuobodžiauja. O tai yra neleistina. Šiais laikais kalbos gali būti visokios - tik ne nuobodžios. Taigi pradėkime savo kalbas ar pasisakymus ar pristatymus nuo - įdomios ir stebinančios ir nenuobodžios informacijos.

- Vytautai, kaip užmegzti emocinį (širdies) kontaktą su klausytojais (kolegomis)? Kokia pranešimo/kalbos ar žinutės vertė klausytojui?

Pirmiausia reikia perkelti dėmesį nuo savęs į auditoriją. Juk taip elementaru - su kuo nori užmegzti kontaktą - ten ir žiūri ir klausai ir visi sensoriai nukreipti į pašnekovą. Taigi kalbos tikslas turi būti nukreiptas ne į save, o į auditoriją.

Reikia pamatyti auditoriją. Netarti žodžio kol dar neapsipratome su vieta kur stovime. Turime pilnai pamatyti visus žmones. Tada pagalvokime apie savo kalbos naudą ir finalą. Ką kviečiame veikti savo kalba. Visa tai užtruks tik kelias sekundes. Bet tikrai padės kalboje.

Dar vienas patarimas širdies ryšiui užmegzti. Reikia širdies. Sumeluoti nuoširdumą labai sunku ir pavojinga. Galima labai greitai palįsti ir bus dar blogiau. Geriau ieškoti santykio su auditorija taip, kad auditorija būtų ne priešas, o partneris. Ne konkurentas, o klientas. Klientas kuris turi teisę klausti, nesuprasti, gali žiovauti ir t.t. kad ir kokia sunki būtų auditorija. Pirmiausia reikia ieškoti būdų ją pamilti. Kai veikia širdis - ryšį užmegzti labai paprasta. Nereikia ypatingų technikų.

Bet kartais pastebiu, jog klientai yra nuoširdūs, bet komunikuojant daro keistus gestus ar mimikas, keistai ilgas pauzes ar dar kažką ir žmonės nebejaučia ir nebemato to nuoširdumo. Štai tokioje situacijoje labai svarbu pasitikrinti savo komunikavimo įgūdžius su retorikos treneriais.

Istorijos, kas sukuria jų vertę?

Kai kalbame, pirmiausia norime, kad mus išgirstų, antra, kad suprastų, na, o trečiasis tikslas priklauso nuo to, ką norime, kad klausytojas darytų mus išgirdęs. Mėgstame istorijas, emociškai jaudinančias, įkvepiančias kalbas, tačiau ar kiekviena istorija turi vertę? Kaip kalbėti su kolegomis, kad mūsų žinutė būtų vertinga?

Andrius Ivanovas, Mykolo Romerio universiteto komunikacijos dėstytojas, rinkodaros komunikacijos specialistas ir Retorika.lt lektorius pataria:

„Savaime suprantama: dažnai būtent čia ir slypi prastos komunikacijos šaknis. Susirinkimas: skirtingų padalinių vadovai dalinasi informacija apie ketvirčio rezultatus, prioritetus kitam ketvirčiui. Visa įmonė susirinkusi klausosi, karpo ausimis ir protingai mirksi. Po susirinkimo žmonės išeina lengvai patinę, galvose barška visokie skaičiai, faktais, akyse lentelės ir diagramos. Išeidavau ir aš taip: nueidavau kavos, su kolegomis diskutuodavau, kas čia įvyko.

Kodėl tiek mažai likdavo galvoje? Turbūt dėl tos pačios priežasties, kodėl pasėjus grikių dribsnius grikiai neužauga. Kai komunikuojame dažnai atnešame žmonėms tik žinutę, tik išvadas, be konteksto, be aktualumo. Tai tik dribsniai, bet ne pilnavertis gyvybingas grūdas. Rodome rezultatus, aiškiname, ką daryti, kaip daryti. O kodėl jie turėtų užsidegti noru daryti? Dėl to, kad vadovas taip pasakė?

Tam, kad iš sėklos užaugtų augalas – veiksmas, iniciatyva, pokytis – reikia ne tik pačios idėjos, bet ir to, kas maitina tos idėjos augimą.

Kalbų kontekste ta maitinanti medžiaga, tas kuras – aktualumas, vertė. Kodėl tai, apie ką kalbu, apskritai svarbu? Kodėl tai svarbu man asmeniškai? Kodėl tai turi būti aktualu mano auditorijai? Kartais neturime aiškiai įsivardinę atsakymų į šiuos klausimus. Kartais kalbame taip, lyg savaime suprantama, kad mūsų informacija ir patarimai yra dangiška mana. Tada dažnai turime „nevaisingas kalbas“.

Kalba pasakyta, informacija iškomunikuota. Ir tiek. „Kas kavos?“ Jei norime to išvengti, skirkime laiko pamąstyti apie informacijos aktualumą, apie teikiamas naudas tiek sau, tiek auditorijai. Ne tik pagalvokime, bet ir kalboje įvardinkime. Tada bus galima tikėtis ir derliaus. Gal net šimteriopo.

Nepatogūs pokalbiai - kaip išlikti ramiam?

Darbo aplinkoje tenka patirti ir ne pačias maloniausias situacijas. Kai padaromos klaidos, sprendžiami sudėtingi darbuotojų atleidimo klausimai, malšinami konfliktai, vadovams ir darbuotojams tenka gerai apmąstyti, ką ir kaip sakyti. Tačiau kūnas, emocijos tuo metu nesileidžia paprastai kontroliuojami, o sudėtingose situacijose ypatingai svarbu išlikti ramiam.

Asta Stankūnaitė, aktorė, sceninės kalbos dėstytoja, turinti didelę viešojo kalbėjimo patirtį, balso trenerė ir Retorika.lt lektorė nuramina, kad stresą kalbėdami viešai patiriame visi nepriklausomai nuo patirties. Net ir didžiausi meistrai, scenos profesionalai išgyvena stresą prieš atsakingus pranešimus ar netikėtomis akimirkomis, tačiau skirtumas, nuo neturinčių kalbėjimo pasirengimo pagrindų – meistrai moka pervesti save į kitą reakcijos ir streso valdymo lygmenį.

Kaip valdyti savo kūną stresinėse situacijose?

Kada aiškiai suvokiame, kas su mumis vyksta, ką signalizuoja mums nemalonūs fiziniai pojūčiai (spazmai ar skausmas pilvo srityje, pagreitėjęs širdies ritmas, tirpstantis liežuvis, užspaustas kvėpavimas), galime koreguoti savo savijautą, pirmiausia kvėpavimo pagalba. Gilus, raminantis kvėpavimas, derinamas su judesiu ar artikuliacijos pratimais, padeda nusiraminti, sumažina įtampos lygį, palengvina fizinius pojūčius.

Tai kartu ir galimybė mums pereiti nuo „fight or flight“ - „bėk arba kovok“ – roplinių senosios smegenų skilties reakcijų, į labiau žmogiškąją sprendimų priėmimo smegenų sritį. Atsitraukimas nuo situacijos „karšto“ momento metu, gilaus, ramaus kvėpavimo dėka, leidžia apsvarstyti situaciją, rasti skirtingus reakcijų ir sprendimo būdus, bei sumažinti patiriamo streso išraišką kūne. Gilus diafragminis kvėpavimas, leis nusiraminti, bus klusnesnis ir kalbos aparatas, mažiau įtampos jausis kaklo srityje kur gyvena mūsų balso klostės, stresas nerakins žandikaulio, nekaustys lūpų – tad mūsų ir kalba bus aiškesnė.

Žinutę, kurią perduodu ir leidžiu patirti savo mokymų dalyviams: „laisvė kūne (nuo įtampų) = laisvė kvėpuoti = laisvas balsas = laisva mintis.

Kaip valdyti balsą, kai jaučiama įtampa, baimė, nežinomybė?

Balso valdymas, pirmiausia kyla iš kūno laisvės nuo įtampų. Toliau seka kalbos tembro -aukščio, prigimtinio balso pažinimas, bei tinkamos balso spalvos – charakterio paieškos. Tai jau giluminės žinios, kurioms suvokti ir įvaldyti verta skirti laiko su balso lavinimo mokytoju.

Svarbi detalė – artikuliacijos treniravimas; net ir puikiai paruošta kalba gali nukentėti dėl patiriamos įtampos taip, kad mintis gali likti nesuprasta, dėl netinkamo kalbėjimo tempo, sudėtingos artikuliacijos ar klaidingos tarties. Ir tolimesnis žingsnis - pasidomėti minties logika bei intonavimu, kad perteiktume būtent tą žinutę, kurią norime išsakyti. Viešoji kalba ir menas, ir mokslas, ir sportas. Jeigu maratono nebėgame prieš tai rimtai nesitreniravę.

Norėdami tapti geresniais kalbėtojais tikimės pokyčių iš savęs bei augimo iš savo kolegų, vadovų. Augimo procese labiausiai padeda kalbos refleksija. Savo įžvalgomis dalinasi Gintautas Katulis, psichologas patirtinio ugdymo mokymų vadovas, psichologas doktorantas ir Retorika.lt lektorius.

Gintautai, kas įvyksta refleksijos metu?

Komunikuodami su savo kolegomis, mes patiriame įvairius išgyvenimus, jausmus, sėkmes ar klaidas. Tai neišvengiama kasdienės veiklos dalis. Refleksija leidžia padaryti pauzę ir pasižiūrėti į savo turėtą patirtį bei pasirinkti kaip noriu judėti toliau.

Kartais po nesėkmės, nepavykusios kalbos ar nesusikalbėjus su kolegomis puolame arba kaltinti, arba mokytis kažko naujo, kas padėtų mums tobulėti. Bet ne visada reikia kažko naujo. Nemažai išmokti galime ir iš savo patirties apžvalgos, pasigilinę į situaciją kurią turėjome ir į jausmus kuriuos jautėme. Jausmų yra, visada, kiek mes jiems sąmoningi ir kiek mūsų sprendimai jais paremti, čia jau kitas klausimas.

Paprastai refleksijos metu pripažinus jausmus kuriuos išgyvenome, patys randame neblogus sprendimus kaip judėti į priekį, kaip kitą savo kalbą patobulinti arba su kolega bendrauti konkrečiau. Nereflektuojant sprendimus dažnai priima jausmai leidžiantys aklai kaltinti kitus arba save, o ne spręsti situaciją.

- Kaip išgirsti savo jausmus ir atskirti juos nuo faktų?

Jausmai yra linkę generalizuoti, matyti juodą arba baltą. Jeigu pagauname save kategoriškomis mintimis: geras, blogas, nevykęs, niekam tikęs ir pan. tikriausiai girdime savo jausmus. Faktai būna konkretesni, o faktais paremti sprendimai paprastai ateina su maloniu jausmu, nes jaučiasi, kad elgsimės konstruktyviai. Visgi nepriėmus jausmo, neturėjus aplinkybių jam išbūti, faktų girdėti nenorėsime, ir ieškoti konstruktyvių sprendimų taip pat. Jeigu po viešosios kalbos neateina patobulėjimo jausmas, tikriausiai kiti jausmai liko neišgirsti.

- Kaip taikyti kasdienoje? Kokia pagalba reikalinga iš šalies?

Kasdienybėje tą taikyti nėra paprasta - refleksija yra sunkus darbas. Tai yra labai intensyvus mokymosi procesas, todėl dažnai nesinori to daryti. Bet iš esmės duočiau du pagrindinius patarimus apie refleksijos taikymą darbe.

Pirmiausia - nelikite tame vieni. Jausmams reikalinga kompanija, turėkite kažką kam galėtumėte išsakyti nefiltruotus jausmus, skaudulius, džiaugsmus, pyktį, pavydą, pagundas.

Neišsakyti jausmai mus valdys ir už mus priims sprendimus. Jei neleisime sau pripažinti, kad pavydime, tikriausiai priimsime sprendimą kuris pakenks žmogui kuriam pavydime ir įvyniosime tą sprendimą į protingą popierių, nes racionalizuoti jausmais paremtus sprendimus mes mokame. Jei po kalbos jaučiamės atstumti ir nepritapę, to sau neįvardinę, tikriausiai priimsime sprendimą kuris sumažins tikimybę kalbėti antrą kartą, net jei kalbėjimas mums gali atnešti geresnius rezultatus.

Antra - pradėkite nuo jausmo. Kol jausmui nebuvo erdvės išbūti ir išgyventi, mūsų mąstymas bus apipintas jais ir konstruktyvumo nepasieksime, nors ir gali susidaryti konstruktyvumo įspūdis.

O kokios savybės, įgūdžiai sustiprins vidinę komunikaciją ateityje?

“Komandose, kurios geba atvirai komunikuoti, kuriose darbuotojai išsako savo lūkesčius, nebijo siūlyti naujovių, pripažįsta savo klaidas, kuriose vadovai girdi ir klauso, atmosfera ir noras bendradarbiauti yra daug stipresnis nei organizacijose, kuriose slepiama informacija, nesidalinama realia situacija, tvyro nepasitikėjimas, konkurencija, baimė komunikuoti”, - patvirtina įmonės “Prasmingi pokyčiai” vadovė, išorinė personalo konsultantė Jūratė Jurginytė.

Komunikabilumo bei viešojo kalbėjimo įgūdžių galima išmokti kartu su viešojo kalbėjimo treneriais vidiniuose mokymuose, kurių metu lavinamos įmonės darbuotojų viešojo kalbėjimo kompetencijos tad po mokymų visi kalba „ta pačia kalba“. Mokymų dalyviai gauna gilias viešojo kalbėjimo žinias ir įgūdžių lavinimo praktikas, nes mokymus veda skirtingų kompetencijų lektorių komanda (aktoriai, psichologai, viešojo kalbėjimo, balso valdymo specialistai).

“Ateities kompetencija - efektyvus, empatiškas komunikavimas yra tai, ko norės darbdaviai iš darbuotojų bei kuo išsiskirs geriausi lyderiai, vadovai. Gebėjimas būti empatišku kalbėtoju, kurti vertę klausytojams (kolegoms bei klientams), išlikti ramiam netikėtose situacijose ne tik pagerins įmonės vidinę komunikaciją (organizacijos kultūrą) bet ir padės tapti vertingesniu, norimu darbuotoju rinkoje dėl kurio varžosi ne viena įmonė” - pasakoja J. Jurginytė.